好反応なスカウトメール作成のための7つのポイント!

こんにちは!

株式会社カスタマ 採用コンサルタントの吉川です!

今回は、「好反応なスカウトメール作成のための7つのポイント」についてお話しさせて頂きます!

スカウトメールとは?

スカウトメールとは、求人・転職サイトなどの登録者情報から、自社がほしい人材を見つけ出し、企業側から、いわゆる”スカウト”のメッセージを送ることです。

求人サービスサイトは、登録者データを豊富に持っています。
求職者にとっては、企業や求人情報を知り、応募することのできる効率の良い媒体です。

一方、企業は、求職者の集まるサイトなので、効率的に求人案件を発信できます。
ここまでは、企業にとって「待ち」の採用スタイル、従来主流となっていた流れです。

人気企業や条件が群を抜く企業であれば、採用につながる多くの反応が見込めますが、
求人サイトは多くの企業が活用している媒体なので、他の企業の求人情報に埋もれてしまい、なかなか応募が集まらない企業もあります。売り手市場にあっては、なおさらその状況に陥ってしまう可能性が高いでしょう。

そこで必要となるのが、求職者の応募を「待たない」、企業からの積極的な働きかけです。せっかくの豊富な求職者情報を活用し、企業側がリサーチ&アプローチできる機能を備えた求人サイトも増えています。

なぜ、スカウトメール作成が重要なの?

求人サイトなどの人材データベースで人材を見つけ、企業がスカウトメールを送る流れは、すでに浸透しています。多くの企業が、登録者にスカウトメールを送っています。

逆視点で見れば、求職者の多くがスカウトメールを受け取っており、スカウトメールが来ることに慣れています。内容を見抜いたり、どう反応するかを選択したりする目が肥えているのです。自分にとって無意味なスカウトメールが頻繁に届くことに、辟易している求職者も少なくありません。

企業は、そのリスクや可能性を認識して、魅力のあるスカウトメール作成をする必要があるのです。

嫌われる・無視されるスカウトメールの特徴

求職者は、すべてのスカウトメールが自分に有効とは限らないことを知っています。そのため、無視されることも多いです。中には、嫌悪感を抱くケースもあります。ここで、無視されたり、嫌悪感を抱かせたりしてしまうメールの特徴を確認しておきましょう。

① 誰にでも当てはまる内容

スカウトメール機能を提供している媒体には、一斉送信できるものもあります。一つのメールで複数の求職者にアプローチできれば、手間が省けると思えるかもしれません。

しかし、複数の人に一斉に送られるメールは、高い確率で無視されます。一人ひとりに対する重要感が伝わらないからです。企業の採用に対する手抜き感が伝わってしまう可能性があります。

② 自分に当てはまらない求人内容

求人サイトの求職者検索の機能に頼ってばかりいると、自社の求人情報に当てはまらない人材にアプローチしてしまう可能性があります。

この企業はなぜ、自分にスカウトを送ってきたのだろう?と思えるほどに「お門違い」のスカウトメールも多いようです。

求職者のことをよく調べもせずに、適当にスカウトする会社と、良くないイメージを持たれることもあります。

③ とにかく長い

多くの求職者は、スマートフォンでスカウトメールを確認します。仕事にもプライベートにも忙しい求職者です。長文を読む意欲は低いです。

魅力のないスカウトメールにうんざりした求職者たちは、すでに自分主導で求職活動をしているとも考えられます。

その環境にあって、長すぎるスカウトメールは、「読まずにゴミ箱行き!」となる可能性が高いのです。

スカウトメール作成で押さえたい7つのポイント

闇雲にスカウトメールを送っても、求める反応が得られる可能性は低くなります。そればかりでなく、企業イメージにも影響することをお伝えしてきました。

ここから、スカウトメールを採用につなげていくためのポイントを、7つの項目に分けてご説明します。

①適切なターゲットに送る

求職者のスキルや経歴の条件で、求職者を絞り込むことは可能です。
しかし、システムに頼り切っていると、不適切なターゲットも含まれる可能性が高くなります。キャリアチェンジをしたい人もいます。未経験者の場合は、経歴情報からの抽出は難しいものです。

求職者の希望条件もチェックしてください。給与、職種、勤務地など、自社の求人案件で提示する条件とあまりにもかけ離れていれば、スカウトすべきでない相手なのです。

②1対1感を出す

スカウトメールでは、「あなただから送った」「あなたのような人にきてほしい」という気持ちが伝わらなければ、スルーされてしまいます。

誰に送っているのかわからない定型文、もしくは、求職者の希望を無視しているとしか思えない条件の不一致があれば、返信の期待は持てません。方法としては、その求職者の履歴書にある内容をピンポイントに言及するのも効果的です。

スカウトメールは、応募が集まらないから送られてきていると思う求職者もいます。単なる企業求人の宣伝と受け取られないためにも、特別感のある文面を心がけましょう。

③件名を工夫する

スカウトメールを送ったあとに、求職者がはじめに目にするのが「件名」です。
たとえ、自社求人に興味を持ってくれる可能性の高い求職者でも、この件名が、読むか無視するかを決める材料になるといっても過言ではありません。

件名の文字数は、長すぎず短すぎず、25文字くらいで端的に、求職者にポジティブな印象を持ってもらえるような訴求要素を含めることが大切です。年収やキャリアについてなど「その求職者」がどのような点に注目するかを考慮して文言を選択しましょう。

その求職者にしかない言葉にすれば、特別感も伝わるはずです。他に受け取っているかもしれないスカウトメールとの差別化も図れます。

④読む求職者の受け止め方を考慮した文面にする

データベースで見つかる求職者は、全員が転職意欲満々というわけではありません。過去の転職のタイミングで登録した人もいれば、将来的な転職のために登録している人もいます。

転職意欲の程度は、実際に聞かなければわからないかもしれません。しかし、最終ログイン日や履歴書の更新日が現在に近い人は、転職活動に入っている可能性は高いでしょう。

今は転職を積極的に考えていない層でも、文面次第では興味を引き出すことも可能です。受け取った相手が、その文面を読んだときにどう思うかをよく考えて、文章を作成することが大切です。

たとえば、「人が足りません」では、人が辞める会社なのかと思われてしまうでしょう。「ぜひ、一度お会いしたい…」では、~してくださいという感じが漂ってしまいます。「遊びに来ませんか」というスタンスは、優秀層には失礼にあたる可能性が高いので注意が必要です。

⑤盛り込むのは、その人材に響く魅力と誘導要素

本文に含めるのは、その相手に響く文面でなければなりません。ターゲットをよく研究して、魅力を感じるメリットやベネフィットを意図的に盛り込んでいくことが重要となります。

年代や業界、職種ごと、そして人それぞれに、訴求すべきポイントは異なるものなので、どれだけ一致させられるかがカギです。自動的な一斉送信のスカウトメールの返信率が低いのも、これらの点がクリアされにくいからなのです。

興味を持ってもらえたあとに、どのようなアクションをすればいいのかを明確に提示しておきましょう。メールの返信なのか、フォームへの入力なのか、企業理解を深めるために採用サイトを見てほしいのか、わかりやすく誘導することが大切です。

⑥簡潔に

メールメッセージには、文字数の制限がありません。しかし、詳しく伝えようとして、長すぎるメールを送ってしまうのは逆効果です。文字の詰まった長いメールは、開いた瞬間に読む気が失せてしまいます。読まれないメールとなる可能性が高いのです。

長すぎると、魅力的なポイントの印象が薄れがちで、重要事項も伝わりにくくなります。たくさんの魅力要素を含めるより、その求職者が重要視していること1つを見つけることのほうが大事です。全体で800文字前後がベスト、長くても1,000文字のボリュームを超えないように心がけましょう。

⑦担当者名は必須!

意外に抜けていることが多いのが、メールを送った担当者名です。担当者名がないと、一斉メールと受け取られる可能性も高くなります。求人内容には興味を持てたとしても、○○会社や人事部などと記載されているだけでは、信頼性に欠けます。

具体的に誰に届くのか分からないまま、反応や返信をする人は、常識的に考えても少ないのではないでしょうか。せっかくのチャンスを逃さないためにも、担当者名まで記載するのが適切です。

まとめ

効果的なスカウトメール作成のポイントをお伝えしました。ダメなスカウトメールを送り続けてしまうと、企業イメージを落としてしまう可能性もあります。

7つの作成ポイントを意識しながら作成してみてください。喜ばれるスカウトメールを作成して、開封率や応募率を高めていきましょう。

最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました!

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