定着を促すメンター制度!成功させるために必要な仕組みと教育

こんにちは!

株式会社カスタマ 採用コンサルタントの吉川です!

今回は、「定着を促すメンター制度!成功させるために必要な仕組みと教育」についてお話しさせて頂きます!

 

メンター制度とは?

 

メンター制度とは、先輩社員が新人や若手社員の相談役・アドバイザーとなる制度です。

一般的には、新入社員を対象とし、入社後数年の若手がメンティとなるケースが多いようです。

現在は、女性管理職の育成に向け、さらに上層の役員がメンターとなる制度もあります。

このとき相談役となる社員をメンターと呼び、メンタリングを受ける若手社員をメンティと呼びます。

同部署の社員同士ではなく、他部署同士でマッチングされるのがメンター制度の特徴です。

これにより、悩みに対して当事者以外の先輩への相談しやすさが生まれ、メンティも客観的な立場で接することができます。

 

メンター制度のメリット

 

メンター制度は、メンタリングを受けるメンティのためだけのものではありません。

メンターにとっても今までの経験を振り返り、自己のキャリアデザインを見つめる良い機会になります。

結果的に、組織全体にとっても多くのメリットをもたらすのです。

 

≪メンティ(新人など)のメリット≫

・社内で孤立することを防げる

・早期に疑問を解決できる

・悩みを打ち明けられる人がいる安心感

・先輩社員のアドバイスにより新たな視点が得られる

・職場に馴染みやすくなり、居心地がよくなる

 

≪メンター(先輩社員)のメリット≫

・今までの経験を振り返る機会となる

・今後のキャリアデザインを考える機会となる

・自身の仕事へのモチベーションが上がる

・対話スキルが磨かれる

・将来管理職になったときに活かせる

 

≪組織全体のメリット≫

・社内のコミュニケーションの活性化

・人材育成を重視する風土ができる

・将来の管理職育成の一環としても有効

・良い雰囲気が保てるため従業員満足度が向上する

・離職率の低下・定着率UP

 

メンター制度を実施する上での注意点

 

さまざまな効果が期待できるメンター制度ですが、実施する上での注意点を説明します。

メンター制度を有効に機能させていくためにも、しっかり対策を取ることが大切です。

 

≪相性がある≫

メンターとメンティにはどうしても相性があります。

双方、もしくは、どちらかが相性が合わないと感じていては、メンターとメンティに期待される関係性が成り立ちません。ある程度、双方の個性に配慮したマッチングが必要です。

変更してほしいと思ったときの相談窓口を設置したり、できるだけ軋轢が残らないような変更の仕組みを作ったりしておくことも大切でしょう。

 

≪メンターの能力が一人ひとり異なる≫

メンターの能力やスキルレベル、メンターとしての意識の程度や取り組み方は一人ひとり異なっています。

性格的な部分の影響もありますが、積極的に関わるメンターと、控えめに接するメンターでは、自ずとメンティごとの学びの質やレベルに差を生じさせるでしょう。

メンターには、メンター制度の目的やメンターとしての役割、具体的に何をすべきかなどの対応要素をしっかりと伝えておくことが大切です。研修などを通して、求められるコミュニケーションのスキルトレーニングを実施したほうがいいでしょう。

 

≪メンターの負担への配慮も必要≫

メンターとなる社員は、自身の業務以外でメンティに対応することになります。あたかも教育係かのようにメンター任せになってはメンター自身の負担が精神的にも時間的にも過剰になる可能性があります。

人事や上司など周りがバックアップできる体制を整えておくことが大切です。具体的には、定期ミーティング、フォローアップ研修などが考えられます。 相談窓口を設置して随時サポートできることを示しましょう。

 

≪「メンター」と「メンティの上司」の指導内容の不一致≫

仕事で直接関わるのは直属の上司、何かあったときに気軽に相談できるのがメンター。それぞれから受けるアドバイスや指導を受けることになります。ここで生まれやすいのが、メンターとメンティの上司のズレです。メンティを混乱させる要素となります。

事前にメンターとメンティの上司で業務内容や方針などをすり合わせておくことも大切です。

 

メンター制度を有効に機能させるためのポイント

 

では、メンター制度を組織の中にうまく浸透させるためのポイントをご説明します。

 

≪ルールと仕組みの構築≫

メンター制度をどのように進めるのかという「仕組みの構築」と「具体的なタスクやルール」を決めてから実施してください。全社でメンター制度の内容を共有することが大切です。

メンターの迷いや悩み、あるいは関わりの過不足を防ぐことにもつながります。メンターとメンティは、当然仕事の話もするわけですが、あくまで業務外のコミュニケーションとなります。

負担が大きくなりすぎないようシンプルな設計にすることがポイントです。

たとえば、いつどのように対話の機会を設けるのか、どのようなフローでメンタリングするのか、何を話すのか、マニュアルがあると役立つでしょう。

もちろん、相談に随時対応するのもメンター制度の特徴ですが、マニュアルが指針の役割を果たします。ペアごとの学びや成長に大きな差が生じてしまうことも防げるでしょう。

守秘義務、相談時間帯の範囲、相談場所など守るべきルールを明確にしておくことも大切です。

 

≪メンター制度に関する教育・研修≫

メンター制度は、メンターとメンティが効果を実感することが重要になってきます。そのためには、メンター制度の意義と目的を、しっかり伝え、よく理解した上で取り組んでもらうのが効果的です。

実施前の研修などで伝える機会を設けられることをおすすめします。

また、メンターとなる社員に対しては、メンターとしての役割やルールを明確に認識してもらうことが大切です。

メンターとしての役割に自信がない、もしくは、スキルが未熟なことも多いため、「こうするとよい」「こういう方法もある」というアドバイスも役立ちます。

・メンティのステージに応じた課題と育成要素

・相手を引き出す対話のテーマや流れコツなど

・効果的な「傾聴」「質問」の仕方

・起こりがちな問題や失敗例

・信頼関係の構築方法

メンティへのメンタリングのためだけでなく、自身の仕事にも活かせるコミュニケーションやマネジメントのスキルを磨く機会にもなります。

実践の場になることを伝えておくこともモチベーションの喚起になるかもしれません。またメンター同士の交流や研修機会を持つこともメンター社員の支えとなっていくはずです。

 

≪モニタリングと評価≫

メンターと人事(もしくは上司)でメンタリングの成果を測る対話の機会を設けましょう。前提として、企業側が見守っていくスタンスを保つことが大切です。

自分のメンタリングが適切に行えているかどうかに不安を持つメンターもいます。

この問題の解消のために、メンターに対するコーチング面談を実施する企業もあります。実施中も定期的に面談を行う中で、随時PDCAを回していくことが求められます。

通常業務とは別とはいえ、メンターとしての務めを評価に加味することも大事なことかもしれません。

 

まとめ

 

メンター制度が組織の中でうまく機能するようになると、組織の人材育成力を高く保つことができるようになります。個々の社員の成長を促進するだけでなく、管理職候補の育成にもつながる側面を秘めている取り組みです。

 

自社の組織状況に合う適切な仕組みを作り、一人ひとりが交確実に恩恵を得られるメンター制度であれば、さらに積極的に取り組むサイクルが作り出されるはずです。注意点への対策もしっかり行った上で進めていきましょう。

 

最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました!

 

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