採用管理システム(ATS)とは?種類・メリット・選定方法とおすすめ3選

こんにちは!

株式会社カスタマ 採用コンサルタントの吉川です!

今回は、「採用管理システム(ATS)とは?種類・メリット・選定方法とおすすめ3選」についてお話しさせて頂きます!

 

採用管理システム(ATS)とは?

 

採用管理システム(ATS:Applicant Tracking System)は、多岐にわたる採用業務を一つのシステム内で管理できる効率化ツールです。

採用手法や手段、活用媒体やチャネルが多様化している昨今、採用担当者の業務効率化、負担軽減、確実に採用成果を出すために欠かせないものとなっています。

 

採用管理システム(ATS)の種類

 

ひと言に採用管理システムといっても、市場にはさまざまな種類が存在しています。まずは、どのような種類があるのかを説明します。実際には、複数の要素を満たすシステムやサービスも多いです。

・新卒、中途、パート・アルバイトなどの特化型

・リファラル採用に特化したタイプ

・ダイレクトリクルーティング・タレントプールの専用特化システム

・社内の人事システムと連動させたタイプ

・採用で活用するさまざまな媒体・ツールとの連携が可能なタイプ

・採用サイトと連動できるタイプ

・採用サイトをシステム内で作成できるタイプ

・これらの採用業務を包括的に管理できる総合タイプ

 

採用管理システム(ATS)を導入するメリット

 

採用管理システム(ATS)を導入することによって得られる具体的なメリットを説明します。

 

≪採用業務の工数が減らせる≫

採用業務は、さまざまな作業を伴います。電話、メール、Excel、文書、スケジュール、チャットツール、求人サイト、自社ブログなど、作業ごとに必要となるツールが異なります。ソフトごとの起動やログインは面倒ですし、同じ情報を再入力することもあります。

採用管理システム(ATS)は、あらゆるツールとそのデータを、一つのシステム内で一元的に管理することができます。これによって省ける工数は膨大です。担当者に時間的、精神的余裕が生まれ、コア業務に注力できるようになります。

 

≪迅速対応が可能になり対応漏れやミスが減る≫

SNSでのやり取りが増えていることもあり、離脱や辞退のリスクを低減化するためにも、迅速対応の重要度が増しています。

採用管理システム(ATS)を開いておけば、スケジューリング管理もできますし、他の作業の途中で入ってくる候補者からの連絡にもスピーディーに対応することができます。

対応状況は確実に記録されるため、採用チーム全員がリアルタイムに状況を把握することができます。確認もしやすく、対応漏れや二重対応などのミスも防げるのです。

 

≪採用活動に関わる情報と進捗の可視化・共有ができる≫

採用管理システム(ATS)の中に、採用活動上で必要となる情報・データをすべて蓄積することができます。

すべてをクラウド上で共有できるため、応募から選考、書類選考から面接、面接官から最終判断など、担当が移行する際の情報伝達の手間も一気に省くことができます。

マネージャーが全体的な進捗を把握したいときも、わざわざメンバーに集計を依頼したり、結果を待ったりする必要もなくなり、即座にシステム上で確認できるようになります。

 

≪データ分析により採用業務とフローを最適化できる≫

採用活動の進捗データは逐次で蓄積されていくため、応募数、歩留まり率、内定率などの分析も簡単にできるようになります。

データ分析を自動的に行う機能を搭載したシステムも増えています。

分析が容易になるほど、プロセスや業務フローを見直しやすくなり、改善していく頻度やスピードを上げることができます。常に最適化された採用活動が進められるのです。効率化も促進されますから、新しい取り組みやブラッシュアップ策も講じやすくなります。

 

≪結果的に採用コストを抑えることができる≫

上記の項目が実現されれば、採用チームの人数も減らせる可能性も出てくるでしょう。

採用担当者が注力すべきコア業務に専念しやすくなるため、採用成果も上がりやすくなるはずです。

忙しさから十分な対応時間が確保できなかったり、対応遅れやミスが起きたりする状況が少なくなれば、選考途中での辞退や内定辞退が起こる確率も下がります。ミスマッチが減り、採用の確度が上がれば、結果的に採用活動全体にかかるコストも抑えられるのです。

 

採用管理システム(ATS)選定のポイント

 

多種多様な採用管理システムがある中で、どれを導入したらいいのかと迷われる担当者様も多いと思います。ここで、どのような点を考慮して選定すればいいのか、見極めのポイントをご紹介します。

 

≪活用目的の明確化:自社のニーズを基準に≫

すでに採用管理システムを取り入れている企業は多いですが、それぞれに導入の目的があります。「自社の目的」と「得られる効果」が一致するシステムを選ぶことが大切です。まずは、なぜシステムを導入するのかを明確にしましょう。人気やランキングだけで決定しないように気を付けてください。

 

≪自社の採用業務を満たす機能があること≫

自社の採用業務をこなす機能がシステム上に搭載されている必要があります。システム上で何ができるかはシステムごとに異なります。自社の採用業務のすべてを洗い出し、システム上で管理したい作業をこなせる機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。

 

≪使用者の使いやすさ、使いこなせること≫

本格的な導入の前に必ず無料版やデモ版を使って使いやすさを確認しましょう。せっかく便利な機能を搭載したシステムを導入しても、実際に使うメンバーが使いこなせなければ、コストばかりがかかる意味のないシステムになってしまいます。また、一部の機能を求職者と共有することもあるため、誰もが迷いなく使えることも重要です。

 

≪長期的なランニングコスト≫

システムごとに導入時の初期費用やランニングコストが異なります。長期使用になっても、自社の予讃に無理が生じない範囲のものを選ぶ必要があります。

自社使用における費用対効果を考えるとき、多機能・高性能が必ずしもベストな選択とは限りません。使わない機能が多い高額なものより、自社に必要な機能を備えていれば、より安価なシステムでも十分なのです。

 

≪将来的な拡張度の高さやカスタマイズ性≫

HR領域は、採用手法やフローの変化が激しくなっています。今、必要な機能も、将来的に使わなくなる可能性もあります。まだ登場していない機能が、自社の採用に必要になることも考えられます。

これらの変化に対応できる柔軟性と拡張性(追加機能)の高いシステムを選んでおくといいでしょう。自社の採用業務の詳細部分(項目の入れ替えや編集など)に対応できるカスタマイズ性の高さも目安になります。

 

≪セキュリティの信頼度と充実したサポート≫

採用業務には、常に個人情報の取扱いが伴います。採用計画や選定情報など自社の機密情報も含まれてくるはずです。クラウド管理できることは、いつでも、どこでも、どのデバイスからもアクセスできるメリットがある反面、セキュリティの徹底が求められます。できるだけ信頼性・安心度の高いサービスを選定しましょう。

また、ITシステムは、いつ何が起こるかわかりません。問題や疑問が生じたときに、どのようなサポートがあるのかも一つのポイントです。各社で異なりますし、各社のプランごとにサポート内容が異なることも多いのでチェックしておきましょう。

 

無料運用が可能な採用管理システム(ATS)3選

 

市場には数え切れないほどの採用管理システムがあります。ここで、無料で使っていける採用管理システムをご紹介します。有料版と比較すると、使える機能に制限がありますが、導入を検討される段階では、使ってみる価値は大きいです。どのようなことが可能になるのかを知る手がかりにもなるので、是非、試してみてください。

 

■engage(エンゲージ) https://en-gage.net/

engage(エンゲージ)は、エン・ジャパンが運営する無料採用支援ツールです。Indeedへの自動掲載、Googleしごと検索、Yahoo!しごと検索にも対応しています。採用ページ作成、求人掲載、FacebookやTwitterと連携させつつ応募者管理ができます。

 

■スタンバイカンパニー https://stanby.co/

スタンバイカンパニーは、ビズリーチが提供する無料求人掲載サービスです。正社員からアルバイトまで求人ページが作成できます。スマホアプリでの作成も可能です。SNSでのシェア機能もあるため幅広い層の目に留まる期待も持てます。ブログ感覚で写真や文字を自由挿入できるので自社の魅力も表現しやすくなっています。閲覧数や応募をリアルタイムにキャッチできるのもメリットです。

 

■talentio(タレンティオ) https://www.talentio.co.jp/

talentio(タレンティオ)では、採用ページの作成・運用や複数の人材エージェントも一括管理できます。もちろん選考フェーズのプロセス管理やスケジュール管理、面接評価記録なども可能です。分析・検証機能があるので自社の採用活動のボトルネックを即座に見つけられます。タレントプール機能もついています。(有効期間1年)

 

まとめ

 

採用管理システム(ATS)は、採用・人事部門の業務効率化を実現し、採用成果の向上を支援するツールです。自社の採用プロセスに合ったシステムを導入することが大切です。

採用に関わる人員を思うように確保できない企業にとっても、投資価値の高い有効な問題解決ツールとなるでしょう。選定ポイントを押さえて、自社にピッタリのシステムを使い、採用管理システム(ATS)のメリットを最大限に活かしてください。

 

最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました!

 

 

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