採用チームの役割分担:面接官の役割認識の重要性

こんにちは!

株式会社カスタマ 採用コンサルタントの吉川です!

今回は、「採用チームの役割分担 面接官の役割認識の重要性」についてお話しさせて頂きます!

 

面接官が原因?面接フェーズで躓く企業によくある問題点

 

採用がうまくいかないとき、さまざまな要因が隠れているものです。以下に挙げるような状況にあれば、もしかすると「面接」、もしくは「面接官」に問題があるのかもしれません。自社の採用プロセス上の問題点と重なるものがないかチェックしてみて下さい。

 

①面接後の離脱/内定辞退が多い

書類選考を経て、せっかく面接をしたのに、選考から外してほしいという意向を示す候補者がいます。また、候補者を絞り込み、内定まで出したのに辞退という結果になることも少なくありません。とくに売り手市場の環境ではより起こりやすくなるでしょう。

 

②自社が望む人材を採用できていない

応募を集め、何とか採用まで行き着けたとしても、実際に入社後の人材の働きぶりを見ると不足を感じることはないでしょうか。求人を出すときに期待していたレベルの人材を確保できていないという状況です。

 

③採用しても早期離職が多い

とくに若手層の早期離職率は、一般的にも高い傾向にあります。時間、労力、経費を投じてやっとの思いで確保した人材が、入社後、間もないうちに辞めてしまうことに困っていませんか?

 

④面接後の選考に時間がかかり過ぎる

面接を実施してから、選考通過や採用の可否判断に時間がかかり過ぎていませんか?この段階の工数が多い、あるいは、負荷が高いと感じられている場合は、面接フェーズに問題が隠れている可能性が高いでしょう。

 

⑤応募が少ない/途中離脱が多い

求人を出しても、なかなか応募が集まらない、もしくは、応募者が自ら途中辞退を申し出ることが増えているといったことはありませんか?まだ面接に行き着いていなければ、面接とは関係がないように思えますが、実は、過去の面接が影響している可能性もあります。

 

面接官の役割とは?

 

面接を行う面接官が「質問して評価するだけ」の立場になってしまっていないでしょうか。適切な面接を実施し、質の高い選考を進めるには、面接官が自身の役割を理解し、面接で実践する必要があります。ここで、採用活動における面接官の役割を確認しておきましょう。

 

①候補者の情報を集める

応募者から提出される書類からわかる情報はかなり限られています。面接では、適切な質問をして、その対話を通して、候補者についてさらに詳しい情報を集める必要があります。面接官は、その後の選考の材料となる有効な情報を入手しなければなりません。

 

②候補者の評価

面接官は、候補者が自社の求人に対し適切な人材かどうかを評価します。候補者が持つスキルや能力、職種に対する適性や人柄、社風とのマッチ度について、主観や思い込みを介入させることなく客観的に評価することが求められます。

 

③求人の詳細確認・情報提供

求人広告や自社の採用サイトなどで発信している情報が候補者に正しく伝わっているかどうかを確認するのも面接官の役割です。お互いの認識を一致させ、さらに詳しい情報を提供していきます。あとになって誤解や誤認が発覚するのは、お互いにとって不幸な結果を招きます。つまり、ミスマッチを防ぐ重要な役割を担っているのです。

 

④入社意欲の喚起

面接官になるとき、「評価する側」「選ぶ側」と思ってしまう人もいますが、面接は、企業が候補者から「評価される」「選ばれる」機会でもあるのです。とくに、売り手市場においては、この意識がとても重要となります。

面接は、応募から入社までの間で、候補者に直接アピールできる貴重な機会です。面接官は、その貴重な機会に企業を代表して候補者に会います。ほしい人材に、入社への意欲を強めてもらい、確実な入社に導くという役割があるのです。

 

⑤採用担当者・チームとの情報共有

採用の最終決定は、選考上で得られたあらゆる情報を鑑みて下されます。面接が複数回になることもあるでしょう。どの段階の面接官も、それぞれが得た情報や評価を正確に採用チームに共有しなければなりません。その面接官しか知らないような属人化した(共有を怠った)情報があると、自社にとって最適な人材を見誤ってしまう可能性もあるので注意が必要です。

 

面接フェーズの改善に向けて採用チームが取り組むべきこと

 

採用活動上の面接フェーズの改善を図っていくには、採用チームとしてどのようなことに取り組んでいけばいいのでしょうか。改善につながる具体的なポイントを解説します。

 

①求める人物像と評価基準の策定

まず、求人ごとに自社が求める人物像を明確にする必要があります。

その人物像をもとに評価基準を設定することで、ほしい人材の見極めが的確なものとなるでしょう。「採用はできたが、期待していた人材とは違った」という事態も防げるはずです。

現場が求める人材=期待値を正確に把握するために、実際に人材が働くことになる現場の声を取り入れることも大切です。人事や採用チームだけでは気づきにくい社内の必要性や要望というのは意外に多く存在します。

ぜひ、人物像策定や評価基準の設定のような採用活動の初期段階から、現場のマネージャーや現担当者に採用メンバーに加わってもらい、意見や協力を仰ぎながら進めていかれることをおすすめします。

 

②面接官が持つ情報やスキルの統一化

採用メンバーは複数でも、一人の候補者を面接するのは、そのうちの一部のメンバーだと思います。

その面接官の経験が浅く、面接スキルが低いとき、的確な評価は難しくなるのではないでしょうか。

求められる人物像や評価基準はもちろんのこと、さらに何をチェックするのかまで伝えておけば、各面接官の面接スキルの差もカバーできます。評価の抜けやズレを防ぐこともできるのです。チェックシートなどを作成して面接時に活用してもらうのも一つの方法でしょう。面接官の個人的な主観や思い込みが、適切な評価の障害になることも避けられます。

また、面接で得た情報がきちんと共有されるように、入力システムや共有フローなども確立しておくことも大切です。記録の手間が簡素化されているほど、共有は徹底されやすくなるでしょう。

 

③面接官の意識改革

面接官を務めるメンバーには、その役割をきちんと認識し、企業の代表としての責任感をもって面接に臨んでもらう必要があります。

企業での面接の状況を投稿/閲覧する情報サイトもある時代です。候補者が、面接官の横柄な態度や不適切な言動に不快な印象を持った場合、そのことをネットに上げられてしまう可能性も出てきます。そのときのマイナスになるだけでなく、のちの採用活動でも企業情報の一つとして求職者の目に留まることになるのです。

面接は、企業と候補者が「お互いの」選定材料を集める機会ですから、お互いに敬意を払い、有効な情報のやり取りをする時間にする意識が求められます。こういったことは、採用チームの研修や勉強会を実施して確実に面接官に伝えていったほうがいいでしょう。

 

まとめ

 

採用活動がうまくいかないとき、面接や面接官に問題が隠れていることも少なくありません。個々の面接官の意識とスキルの向上も必要ですが、誰が面接官になっても同じ評価が出せるようなしくみを構築しておくことが最適化の秘訣です。

そのためには、まず、求める人物像をもとにした明確な評価基準と具体的な評価項目を準備しましょう。面接での評価が容易になり、比較判断のスピードも上がるはずです。スピーディーに選考結果を出し、候補者に伝えることも、ほしい人材を確実に獲得するための要素となります。

 

 

最後までお読み頂き、誠にありがとうございました!

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