中途採用における面接辞退・内定辞退改善の方法とは?

こんにちは!

株式会社カスタマ 採用コンサルタントの吉川です!

今回は、「中途採用における面接辞退・内定辞退改善の方法」についてお話しさせて頂きます!

 

中途採用における面接や内定を辞退の現状

 

中途採用の選考プロセス上で起きる、面接辞退や内定辞退にお悩みの担当者の方も多いと思います。近年は、売り手市場が続いており、以前にも増して辞退の発生確率は高まっているようです。

 

応募してくれたのに辞退、やっと内定に漕ぎ着けたのに辞退。人材不足に困る状況に解消の兆しは見えない中、採用(入社)に辿り着くことが難しくなっています。

 

ここで、中途採用における採用プロセスの現状を見ていきます。売り手市場の環境下で採用活動を行う企業に何が求められているのでしょうか。

 

辞退は不可否?!売り手市場という現状

 

売り手市場である限り、世の中の企業のすべてが辞退を完全になくすことはできません。求職者が複数の企業に応募し、並行して選考試験に臨み、複数の内定を獲得する確率は高くなっています。

 

求職者は、さまざまな検討要素を絡めながら、面接に行く企業や入社する企業を選んでいるのです。選択肢がある以上、必ず「選ばれない企業」が出てきます。企業が採用枠1人の選考を行うときと、まったく同じことが求職者サイドで行われるのです。

 

選考の前に、選んでもらえる採用環境を整える

 

売り手市場にあるとき、企業には「選ばれる力」が必要です。

 

「他はともかく、この企業の面接には必ず行く」

「他社ではなく、この企業に必ず入社したい」

 

中途採用の候補者に、このような心理や意欲を抱かせることができなければ、「選ばれない企業」になってしまいます。

 

中途採用に限りませんが、企業の採用活動では「選考」を行います。しかし、「こちらが選ぶ」その前に、選ばれる環境を確保しなければならない雇用の現状があるようです。

 

中途採用候補者の心理:面接や内定を辞退する理由

 

選考プロセス上で辞退が発生することを仕方のないことと捉えていませんか?

 

確かに条件比較をしたときに、たまたま他社の条件スペックが自社を上回っていたというケースはあります。しかし、辞退の理由をさらに掘り起こしてみると、「選択の上での辞退」ではないこともあるようです。たとえライバル企業がいなかったとしても「この企業は違う」と判断されることがあるということです。

 

「面接辞退」「内定辞退」それぞれの場面にありがちな理由を見ていきましょう。

 

面接辞退の背景・理由

 

自社との面接の前に、他社からの内定を受けたという理由も、もちろんあります。

この場合は、タイミングや選択の結果と考えることもできるでしょう。

 

その他にも、面接辞退を招く理由が存在します。選考プロセスの中でも、応募後面接前の辞退の割合がもっとも多くなっています。

 

・面接に向けて情報収集をしていたら、ネット上で良くない評判や噂を見つけた

・面接前に仕事内容や条件を再確認してみたら、自分の希望と違うことに気づいた

・希望しない業界・業種からのスカウトメールだった

・他の人にも送っていると思えるようなスカウトメールだった

・提示された面接の日程に合わせられなかった

 

内定辞退の背景・理由

 

内定は、企業の選考の上の最終段階ですから、辞退の痛手はさらに大きいでしょう。

面接までを終え内定を受けたあと、求職者はなぜ、辞退という判断に至ってしまうのでしょうか。

 

・求人情報に記載されている内容と面接時の説明が違っていた

・最終面接で、面接官の自分についての理解度が低いと感じた

・最終面接で、前回と同じ質問をされた

・面接官の態度・行動・言動、身だしなみに不快感を覚えた

・社内が散らかっているのが気になった

・面接官や社員の雰囲気を見て、社風が合わないと思った

・ネットでの口コミや評判を見て、やめておこうと判断した

 

企業は何をすべき?面接辞退・内定辞退改善策

 

上記の面接辞退や内定辞退を見ると、改善すべきことも浮かび上がります。面接官との情報共有はもちろん、面接官の立ち振舞いや姿勢に関する意識教育も必要です。

 

ここで、採用プロセス上の求職者対応で意識していきたい5つのポイントを紹介します。

これらの点を改善しながら、自社内に潜む辞退の要因を減らしていきましょう。

 

丁寧なコミュニケーション

 

先述したように、採用は、選ぶ機会であると同時に、選ばれる機会でもあります。

企業と求職者の立場は、同等です。この視点を失うと、上から目線の横柄な対応になる可能性があります。求職者がどんなに未熟な若者でも、一人のビジネスパーソンとして尊重し、丁寧な対応をしていくことが大切です。

 

面接などで自社に出向く求職者は、見るもの、聞くものすべてにアンテナを張り、社内の雰囲気を読み取ろうとします。電話連絡などで、採用担当者以外のメンバーが対応することもあるでしょう。

 

求職者が感じる不快は、その求職者だけの辞退では済みません。口コミされればその後も残り続けます。一人の不快が、将来的な辞退にもつながる可能性があるのです。このことについては、採用に関わるメンバーだけでなく、社内全員が意識できるようにしておく必要があります。

 

柔軟なスケジュール設定

 

転職活動を行う求職者は高い確率で、複数の企業に応募し、それぞれの選考に並行的に関わっています。現職を続けながらの転職活動であれば、面接できる日程はさらに限られてくるはずです。ライバル企業の面接と重なってしまうことも少なくないでしょう。

面接に来てもらい「自社への入社意欲を高める」チャンスを得るためにも、柔軟なスケジュール設定をおすすめします。

 

一つの日程時間枠を提示するだけでは、辞退の可能性は高いままです。面接の日程を提案するときには、複数の日程を提示して、求職者がどこかで合わせられるように配慮しましょう。どうしてもほしいという人材であれば、求職者に自社が合わせるというスタンスも必要かもしれません。

 

こまめなコンタクト

 

表現を変えると、書類選考を通過した候補者を、面接から入社までつなぎとめる必要があります。書類選考から面接まで、面接と面接の間、最終面接から内定、内定から入社までにはそれぞれ時間が空きます。こまめなコンタクトを取りながら、途中辞退を防いでいきましょう。

 

面接予定日の前日の確認連絡を徹底したことで、面接辞退が減ったという対策事例もあります。最終面接以降は、最優先事項としてコミュニケーションを取るべきです。

役に立ち、モチベーションを喚起するような情報提供をしたり、質問や疑問がないかを聞いたりして、こちらから積極的に不安や疑問の解消に努めましょう。

 

スピーディーな返信・対応

 

応募から内定・入社まで、求職者とはさまざまな連絡ややり取りをしていくと思います。

その際の返信は、できるだけスピーディーに行いましょう。

 

求職者も忙しい時間を割いて転職活動を行なっています。さまざまな検討と判断、選択を繰り返して、ベストな転職に辿り着くことを目指しているはずです。その情報収集や判断を支援・サポートするという意味でも、迅速な返しが重要となります。

 

その姿勢は、採用担当者、ひいては企業の印象、好感度として、求職者の中に蓄積されていきます。それが、面接に行くか、入社するかの判断材料になることもあるのです。

 

求人媒体では、応募受付、書類選考、結果連絡、質問対応などが多数、頻繁になり、

ミスや対応漏れも起こりやすくなります。それぞれが発生したときに、誰がどのように対応するかの手順を、具体的に明確に決めておきましょう。

 

スピーディーな結果連絡

 

中途採用の選考プロセス上には、書類選考や面接など求職者が通過しなければならないポイントがあります。それぞれのポイントでできるだけ迅速に結果を出して、連絡するようにしましょう。なぜなら、その結果次第で、求職者のその後のスケジュールも、考えることも変わってくるからです。

 

自社が出す結果を待つ間に、求職者の状況は刻一刻と変わり続けています。求職者のタイミングを逃さないためにも、スピーディーな選定と伝達ができる流れを構築されておくことをおすすめします。

 

まとめ

 

中途採用における面接辞退と内定辞退改善は、採用担当者にとって重要課題の一つです。辞退防止のためには、採用活動のやり方や進め方の改善が不可欠となります。上記でご紹介した5つのポイントについて、自社の現状を見直してみてはいかがでしょうか。具体的な改善行動に落とし込んで、中途採用の質を向上させましょう。

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